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档案数字化管理优势与缺点有哪些?

2019-10-24

档案数字化管理便是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料,通过紧缩、扫描、转化等手法转化为图片文件、声音文件与录像文件等,再通过存储管理技能把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里,发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企工作单位内部网,便于运用者运用各种便当的查询手法快速检索所需求的档案资料,完结了数字化档案管理的新式管理技能。跟着现代互联网技能的展开,档案数字化管理已成为一种管理趋势,但一同也需求认清档案数字化管理的优势与缺少,对其优势充沛运用,对其缺少不断改进,使其更好地为现代社会展开服务。

一、档案数字化管理优势

(一)能增强立卷准则履行力。1983年4月,中共中心工作厅、国务院工作厅发布的《机关档案工作条例》的规矩:“凡机关工作中构成的具有保存价值的文件资料均由文书部分或业务部分进行立卷,并定时向档案部分归档”,从上述规矩可见,文书管理部分收拾(立卷)在我国是一项根本准则。传统的档案管理工作,档案立卷是档案管理的重要进程,现代化管理档案也要求一切档案均需立卷。但至今,在档案管理工作中,部分立卷的履行程度始终有待考量,不少单位档案室迄今仍未建构健全的部分立卷准则,或准则形同虚设,没有很好的履行,单个部分每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应担任人代替部分进行立卷,但档案管理人员常识结构和业务范畴受限,一同每日均有许多工作需完结,对每一个部分的工作内容未必了解透彻,必定也就不能确保所上交资料的完好和成套性。但档案数字化后,结合网络管理,由档案员将各部分已输入到电脑中的文件资料进行一致立卷编目,如此可进步档案归档质量。

(二)能缩短档案资料收拾工作时刻。传统的档案管理工作大多都是在固定时刻、固定人员与固定地点进行的,档案资料的判定、收拾、归档等流程需花费许多时刻完结,且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理,突破了原有工作管理的局限性,电脑成为现代工作的首要途径,管理人员可通过编码与解码的办法完结电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行仿制与存储。相关部分仅可将需归档资料录入电脑终端,并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可运用电脑里已设的管理体系完结对资料的归档,如此缩短了工作时刻,操作简便,进步了工作质量。

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(三)进步了查询功率。在当时社会经济飞速展开的布景下,发作了海量的档案资源,假如依托人工完结对档案资源的查询费时、繁琐。完结数字化档案管理后,查询者仅在指定页面上查找要害词就能得到需求的信息,进步了查询功率。工作人员也将有许多时刻从事档案资源的收拾、分类等根底性工作。(四)增强纸质档案原件的维护。纸质档案完结数字化后,能够把原件妥善地保存起来,工作中档案的运用彻底能够通过数字化副本代替原件完结,这样能够避免或削减对档案原件的损坏,以便有用地延伸原件的保存时刻;特别是那些前史长远的宝贵档案资料,完结数字化管理后无疑会得以更好地保存。

二、档案数字化管理的缺少

(一)档案数字化管理有必定的危险性。在信息技能逐日遍及的今天,网络信息安全问题随之凸显,电脑病毒与黑客不合法侵略等均为核算机体系里的档案信息构成了极大要挟,添加了档案保密管理难度。别的,部分档案在转化成电子档案时,首要运用电子编码技能来进行档案批改,电子编码技能在运用时有必定的坏处,假如对原始凭据内容进行批改也不会留下任何痕迹,相关管理人员是很难及时发现的。所以,违背《档案法》的行为应备加警惕。

(二)电子文件档案贮存受载体束缚性强。电子文件对软硬件设备的依托性适当强,核算机贮存设备容量虽大,不过面临呈几何级数展开的电子文件也有穷尽之时,且核算机运用软件更新适当快,不少前期构成的文件在新的软硬件环境下无法读取,即便是一同期的电子文件也或许存在着软件不兼容问题,这些问题均不利于电子档案的安全、长时刻乃至准确管理。

(三)数字档案的法令效能问题。档案是原始的回忆,具有凭据效果和法令效应。但数字档案有其特别性,因为它的内容简略被批改,并且内容和载体易别离,实在性存在“信任危机”。因而,数字档案突显囧态,在法令面前很难成为合法有力的依据。

(四)工作人员业务本质需求进步。因档案数字化与数字化档案信息管理必定会用到核算机软硬件与扫描、存储、数字印象管理等多种现代化技能,增强档案管理业务水平,并非仅懂得现代核算机技能的人即能担任并完结工作,唯有一专多能的复合型人才方可担任。因而应注重档案数字化与数字化档案管理人员的培育。总归,在核算机网络技能不断展开的21世纪,档案数字化管理是档案工作展开的必定趋势。现代信息技能必将完结由手艺档案管理至主动化管理的改造,然后进步管理工作功率,削减劳动强度,加速文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊,紧跟年代展开步伐,探索出科学档案管理新思路、新办法,标准档案信息化管理,发挥档案信息数据资源的运用价值,方可凸显档案工作的服务效能。

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